Visszaélés bejelentése
I. MIT JELENT A SZERVEZETI INTEGRITÁST SÉRTŐ ESEMÉNYEK ÉS VISSZAÉLÉSEK INTEGRÁLT BEJELENTÉSI RENDSZERE ÉS MI A CÉLJA?
A KTI Magyar Közlekedéstudományi és Logisztikai Nonprofit Kft. (a továbbiakban: KTI vagy Társaság) szervezeti integritást sértő események és visszaélések bejelentésére szolgáló bejelentési rendszert működtet.
A bejelentési rendszer fő célja a költségvetési szervek belső kontrollrendszeréről és belső ellenőrzéséről szóló 370/2011. (XII. 31.) Korm. rendelet, valamint a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről, valamint a visszaélések bejelentésével összefüggő szabályokról szóló 2023. évi XXV. törvény (a továbbiakban: Panasztörvény) rendelkezéseinek való megfelelés.
A bejelentések kezelésére létrehozott integrált eljárásrend továbbá hozzájárul a Társaság integritásának és megfelelő működésének biztosításához, megerősíti az etikus vállalati kultúrát, elősegíti a jogellenes visszaélések és kockázatok kiszűrését, fejleszti a Társaságra vonatkozó szabályok, valamint a Társaság vezetője és/ vagy a tulajdonosi joggyakorlója által – jogszabályi keretek között – meghatározott szervezeti célkitűzések, értékek és elvek hatékony érvényesülését.
II. KI TEHET BEJELENTÉST?
Bejelentést tehetnek a Panasztörvényben meghatározott személyek.
III. MIT TARTALMAZHAT A BEJELENTÉS
A bejelentések bármely eseményt, helyzetet, körülményt tartalmazhatnak, amelyek szervezeti integritást sértő eseményeknek és visszaéléseknek minősülhetnek, így tartalmazhatnak információt például a következőkre vonatkozóan: jogsértés, csalás, korrupció, tisztességtelen magatartás, bármely jogszabály, belső szabályzat vagy más normatív előírás megsértése, diszkrimináció, zaklatás és/vagy megfélemlítés, továbbá minden olyan egyéb körülmény, amely a Társaság rendellenes működésére, működési kockázataira vonatkozik.
IV. HOGYAN TEHETŐ BEJELENTÉS?
A Társaságnál írásban, elektronikusan és szóban is lehetőség van bejelentés tételére.
Az írásbeli és elektronikus bejelentéseket lehetőleg a mellékelt írásbeli bejelentés űrlap használatával kell megtenni az alábbi módokon:
– postai úton: 1518 Budapest, Pf. 107. címen, a borítékon „Bejelentés” megjelöléssel,
– elektronikus úton: integritas@kti.hu e-mail-címen,
– lezárt borítékban személyesen a Társaság Ügyfélszolgálatán „Bejelentés” megjelöléssel.
Szóban, személyesen, a megfelelési tanácsadó, mint a bejelentések kezeléséért felelős személy részére lehet a bejelentést előterjeszteni. Szóbeli bejelentés esetén a bejelentésről jegyzőkönyv készül, amelyről egy másodpéldányt a bejelentő részére rendelkezésre kell bocsátani, amennyiben a bejelentő személye ismert.
A bejelentés hatékony kivizsgálása érdekében javasolt, hogy a bejelentés a lehető legteljesebben körben tartalmazza a bejelentés tárgyát képező eseményt, így főként:
– mit, mikor, hol, milyen körülmények között a bejelentő,
– ki(k) érintettek,
– a bejelentő vagy más számára okozott-e hátrányt a bejelentésben leírt helyzet,
– amennyiben rendelkezésre állnak bizonyítékok, javasolt a bejelentés során azokat ismertetni és egyeztett időpontban átadni.
V. A BEJELENTÉSEK KEZELÉSÉNEK ÉS VIZSGÁLATÁNAK FOLYAMATA
A bejelentések kezeléséért felelős személy (megfelelési tanácsadó) a bejelentés átvételét követően haladéktalanul, de legkésőbb 3 napon belül megvizsgálja, hogy a bejelentés a további vizsgálatra való alkalmasság feltételeinek megfelel-e.
A bejelentés további kivizsgálása mellőzhető az alábbi feltételek fennállása esetén:
a) a beadvány nem minősül a vonatkozó jogszabályok és a Társaság belső szabályzata szerinti bejelentésnek,
b) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg és nem tartalmaz lényeges jogsértésre utaló információt,
c) a bejelentést nem az arra jogosult személy tette meg,
d) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés.
A bejelentések kezeléséért felelős személy a bejelentésnek nem minősülő vagy egyéb okból kivizsgálásra nem szoruló (mellőzhető) beadványt, annak tartalmától függően, legkésőbb a fenti 3 napos határidőben:
a) további ügyintézésre átteszi az előzetes vizsgálat alapján eljárásra jogosult (illetékes) más szervezeti egységhez vagy más szervezethez (pl. más hatóság hatáskörébe tartozó panasz, közigazgatási hatósági eljárást megalapozó közérdekű bejelentés vagy javaslat, etikai vétség bejelentése, stb.), melyről a bejelentőt tájékoztatja;
b) amennyiben további intézkedést nem igényel a beadvány, a Társaság hatályos iratkezelési szabályzata alapján gondoskodik annak irattárba helyezéséről.
Az ügyvezető a bejelentések kezeléséért felelős személy által lefolytatott vizsgálatról készült döntési javaslat megállapításait figyelembe véve 30 napon belül – különösen indokolt esetben legfeljebb három hónapon belül – döntést hoz az ügy érdemében, melynek keretében rendelkezhet a szükséges intézkedések megtételéről (pl. feltárt problémák okainak megszüntetése, okozott sérelem orvoslása, fegyelmi vagy etikai eljárás megindítása, büntetőeljárás kezdeményezése, egyéb intézkedések) vagy az ügy intézkedések elrendelése nélkül történő lezárásáról.
A bejelentés kivizsgálásáról vagy annak mellőzéséről és a mellőzés indokáról, a vizsgálat eredményéről és a megtett vagy tervezett intézkedésekről a bejelentőt – amennyiben személye és/vagy elérhetősége ismert – írásban, igazolható módon jogszabály által előírt határidőben tájékoztatni kell.
VI. A BEJELENTŐK VÉDELME
A bejelentőt védelem illeti meg, a bejelentés megtétele miatt a bejelentőt nem érheti semmilyen jogszerűtlen hátrány a bejelentés megtétele miatt.
A bejelentések kivizsgálása során a Társaság adatkezelést végez a bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személyek személyes adatai vonatkozásában. Az adatkezelés elsődleges jogalapja az Európai Parlament és a Tanács 2016. április 27-i (EU) 2016/679 rendelete (a továbbiakban: GDPR) 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerinti jogi kötelezettség teljesítése.
Egyebekben az bejelentésekkel kapcsolatos adatkezelési tevékenységre a mellékelt Adatkezelési tájékoztató tartalmazza.